ワークフローの自動化

ワークフローの自動化は、オンボーディング、顧客対応、効率的な運用、例外管理など、特定のニーズや課題に対応するために設計されています。

ワークフローの自動化の一般的なタイプには、カスタマーサポートワークフローの自動化、コンプライアンスワークフローの自動化、ドキュメントワークフローの自動化、タスクおよびプロセスの自動化、セールスワークフロー自動化、およびビジネスプロセス管理（BPM）が含まれます。

ワークフローの自動化とプロセスの自動化は密接に関連した概念ですが、ビジネスオペレーションの合理化と最適化という点で若干異なります。

ワークフローの自動化は、タスクの調整に加え、人、システム、データ間の情報の流れに焦点を当てますが、プロセスの自動化は、効率を改善し、エラーを削減するために、特定の一連のアクションを自動化することに焦点を当てます。ワークフローの自動化がタスクの調整に関係するのに対し、プロセスの自動化は、より大きなプロセス内の特定のタスクの自動化に関係します。

ワークフローの自動化の例としては、メールのフィルタリングとソート、注文処理、従業員のオンボーディング、ソーシャルメディアへの投稿、請求書処理、ソフトウェアの展開、在庫管理などがあります。

適切なワークフロープロセスを設定するには、複数のステップがあります。

1. プロセスの分析：既存のワークフローを徹底的に理解する。自動化できる反復タスク、意思決定ポイント、依存関係、ボトルネックを特定する。エラーの削減、時間の節約、効率の向上など、自動化の目標を決定する。
2. 目的の定義：自動化ワークフローの目的と求める成果を明確に定義する。成功の基準とはどのようなものか、それをどのように測定するかを決める。
3. 自動化ツールの選択：自動化に適したツールやテクノロジーを選択する。これには以下が含まれる：
   • ユーザーインターフェースレベルの反復作業を自動化するRPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール。
   • 複雑なワークフローを統合して設計・管理できるワークフロー自動化プラットフォーム。
   • カスタム自動化のためのスクリプト言語またはプログラミング言語。
   • 異なるシステムやサービスを接続するためのAPIや統合プラットフォーム。
4. ワークフローの設計：自動化されたワークフローを設計する。これには、意思決定ポイント、アクション、インプット、アウトプット、潜在的な例外を含むプロセスの視覚的表現を作成することが含まれる。
5. 自動化の実装：選択したツールに応じて、以下の方法で自動化を実装する：
   • ソフトウェアアプリケーションと対話する際の人間の動作を模倣するRPAボットを設定する。
   • ワークフローの自動化プラットフォームが提供するドラッグアンドドロップのインターフェースを使用してワークフローを作成する。
   • タスクを自動化し、システムを統合し、意思決定ロジックを処理するためのスクリプトまたはコードを記述する。
6. データ統合：プロセスに複数のソースからのデータが含まれる場合は、適切な統合を行う。API、データベース接続、ファイルのインポート／エクスポートなどを使用して、データをシームレスに交換する。
7. テスト：自動化されたワークフローを徹底的にテストする。さまざまなシナリオ、エッジケース、エラー条件をシミュレートし、自動化が期待通りに動作することを確認する。発生した問題やバグを修正する。
8. デプロイメント：自動ワークフローを本番環境に展開する。初期段階で注意深く監視し、予期せぬ問題に対処する。
9. スケールと拡大：初期ワークフローの自動化に成功したら、他の関連プロセスへの自動化の拡大を検討する。

ワークフローの自動化を成功させるには、綿密な計画、関連チーム間の連携、ニーズの変化への適応が必要であることを忘れてはなりません。
 

どちらもビジネスプロセスの自動化手法ですが、その範囲と自動化のレベルにおいて異なります。ワークフローの自動化とは、人間による作業や意思決定を含むビジネスプロセス全体をエンドツーエンドで自動化する、より広範なアプローチである。一般的には、ルールベースの意思決定、プロセスオーケストレーション、人的ワークフロー管理の組み合わせが含まれます。 

一方、RPAは、ビジネスプロセス内の特定のタスクやアクティビティを自動化する、より焦点を絞ったアプローチです。RPAは、人間が行わなければならない反復的なルールベースのタスクを自動化するために、ソフトウェアボットを使用します。ワークフローの自動化にはRPAも含まれますが、意思決定の自動化やケースマネジメントなど、他の自動化も含まれます。RPAはワークフローの自動化のサブセットであり、反復タスクの自動化に特化しています。