Workflow-Automatisierung

Die verschiedenen Arten der Workflow-Automatisierung sind auf bestimmte Anforderungen und Herausforderungen ausgerichtet, z. B. auf die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, die Betreuung von Kunden, den effizienten Betrieb und die Verwaltung von Ausnahmen.

Zu den gängigen Arten der Workflow-Automatisierung gehören die Automatisierung von Kundensupport-Workflows, Compliance-Workflows, Dokumenten-Workflows, Aufgaben, Prozessen und Vertriebs-Workflows sowie das Prozessmanagement.

Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung sind eng verwandte Konzepte, die sich jedoch auf leicht unterschiedliche Aspekte der Rationalisierung und Optimierung von Geschäftsabläufen beziehen.

Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Koordination von Aufgaben und den Informationsfluss zwischen Menschen, Systemen und Daten, während sich Prozessautomatisierung auf die Automatisierung einer bestimmten Reihe von Aktionen konzentriert, um die Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Während es bei der Workflow-Automatisierung um die Koordination von Aufgaben geht, befasst sich die Prozessautomatisierung mit der Automatisierung bestimmter Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses.

Beispiele für Workflow-Automatisierung sind das Filtern und Sortieren von E-Mails, die Auftragsabwicklung, das Mitarbeiter-Onboarding, die Veröffentlichung von Beiträgen in sozialen Medien, die Rechnungsverarbeitung, die Softwarebereitstellug und die Bestandsverwaltung.

Zur Einrichtung eines reibungslosen Workflow-Prozesses sind einige Schritte zu beachten:

1. Prozessanalyse: Sehen Sie sich alle Aspekte des bestehenden Workflows an. Identifizieren Sie sich wiederholende Aufgaben, Entscheidungspunkte, Abhängigkeiten und Engpässe, die automatisiert werden können. Legen Sie die Ziele der Automatisierung fest, z. B. Fehlerreduzierung, Zeitersparnis, Effizienzsteigerung usw.
2. Objektdefinition: Definieren Sie klar die Ziele und gewünschten Ergebnisse des automatisierten Workflows. Bestimmen Sie Meilensteine für Erfolge und wie Sie diese messen werden.
3. Auswahl der Automatisierungstools: Wählen Sie passende Automatisierungstools und -technologien aus. Hier sind einige Beispiele:
   • Robotic Process Automation (RPA) Tools für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben auf Ebene der Benutzeroberfläche.
   • Plattformen für Workflow-Automatisierung, mit denen Sie komplexe Workflows mit Integrationen gestalten und managen können.
   • Skript- oder Programmiersprachen für kundenspezifische Automatisierung.
   • APIs und Integrationsplattformen zur Verknüpfung von Systemen und Services.
4. Workflow-Design: Gestalten Sie den automatisierten Workflow. Dazu gehört die Erstellung einer visuellen Darstellung des Prozesses, einschließlich der Entscheidungspunkte, Aktionen, Eingaben, Ausgaben und möglichen Ausnahmen.
5. Automatisierung implementieren: Je nach den gewählten Tools kann die Automatisierung folgendermaßen implementiert werden:
   • Konfiguration von RPA-Bots zur Nachahmung menschlicher Handlungen bei der Interaktion mit Softwareanwendungen.
   • Erstellung von Workflows mithilfe von Drag-and-Drop-Schnittstellen, die von Workflow-Automatisierungsplattformen bereitgestellt werden.
   • Schreiben von Skripten oder Code zur Automatisierung von Aufgaben, zur Integration von Systemen und zur Verarbeitung von Entscheidungslogik.
6. Datenintegrationen: Wenn bei Ihrem Prozess Daten aus mehreren Quellen relevant sind, stellen Sie eine richtige Integration sicher. Nutzen Sie APIs, Datenbankverbindungen, Datei-Import/Export usw. für den nahtlosen Datenaustausch.
7. Tests: Testen Sie den automatisierten Workflow gründlich. Simulieren Sie verschiedene Szenarien, Grenzfälle und Fehlerbedingungen, um sicherzustellen, dass sich die Automatisierung wie erwartet verhält. Beheben Sie alle aufkommenden Probleme oder Bugs.
8. Bereitstellung: Bringen Sie den automatisierten Workflow in die Produktionsumgebung. Überwachen Sie ihn in der Anfangsphase genau, um eventuelle unvorhergesehene Probleme zu lösen.
9. Skalieren und erweitern: Sobald der erste Workflow erfolgreich automatisiert ist, sollten Sie die Automatisierung auf andere ähnliche Prozesse ausweiten.

Es darf nicht vergessen werden, dass eine erfolgreiche Workflow-Automatisierung eine sorgfältige Planung, die Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Teams und die Bereitschaft zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen erfordert.
 

Workflow-Automatisierung und RPA sind beides Ansätze zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrem Automatisierungsgrad. Workflow-Automatisierung ist ein umfassenderer Ansatz, der die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende beinhaltet, einschließlich menschlicher Aufgaben und Entscheidungen. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus regelbasierter Entscheidungsfindung, Prozessorchestrierung und menschlichem Workflow-Management. 

RPA hingegen ist ein stärker fokussierter Ansatz, der die Automatisierung bestimmter Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses beinhaltet. Dabei werden Software-Bots eingesetzt, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die sonst von Menschen ausgeführt würden. Workflow-Automatisierung kann RPA beinhalten, umfasst aber auch andere Arten der Automatisierung, wie z. B. die Automatisierung von Entscheidungen und Case Management. RPA ist eine Untergruppe der Workflow-Automatisierung, die sich speziell auf die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben konzentriert.