Automação de fluxos de trabalho

Trabalhe de forma mais inteligente, aumentando a eficiência e simplificando as experiências de clientes e colaboradores

O que é automação de fluxos de trabalho?

A automação de fluxos de trabalho reúne as pessoas e as informações necessárias para a realização completa e correta do trabalho, desde a primeira vez e todas as vezes. Ela transforma inteligência em ação ao acessar dados, analisar a necessidade do momento e orientar a melhor resposta naquela situação.

Quando utilizada como parte de uma plataforma low-code para gestão do trabalho em escala corporativa, a automação de fluxos de trabalho ajuda sua organização a operar com mais eficiência, tomar decisões mais rápidas, melhores e mais precisas, além de gerar resultados concretos em menos tempo.

Comparação entre automação de fluxos de trabalho e automação de processos de negócios

Embora a automação de processos de negócios (BPA) e a automação de fluxos de trabalho compartilhem o objetivo de optimizar processos, elas diferem em escopo e foco.

BPA

A BPA é uma transformação organizacional holística que:

Geralmente abrange uma gama mais ampla de processos da organização
Inclui planejamento estratégico e tomada de decisões
Atua como uma orquestradora estratégica, alinhando os objetivos organizacionais aos processos automatizados

Automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho, por sua vez, é uma melhoria voltada para tarefas que:

Foca em etapas específicas dentro de um processo
Enfatiza o fluxo de tarefas entre as pessoas envolvidas
É uma solução ágil e tática para as operações do dia a dia, oferecendo uma visão detalhada de cada tarefa

Ambas são valiosas, mas a escolha entre uma e outra depende dos objetivos específicos da sua organização.

Por que usar a automação de fluxos de trabalho?

A automação de fluxos de trabalho permite que as empresas alcancem todo o seu potencial. Essa poderosa ferramenta simplifica processos e aumenta a eficiência, trazendo diversos benefícios:

Redução de erros manuais ao automatizar tarefas repetitivas, garantindo precisão e consistência
Agilidade na conclusão de tarefas, economizando tempo e recursos ao diminuir a necessidade de intervenções manuais
Colaboração aprimorada, com uma plataforma centralizada de comunicação e gestão de tarefas que conecta os membros da equipe e facilita o trabalho em conjunto
Maior transparência, permitindo o acompanhamento em tempo real e a realização de ajustes conforme a evolução das necessidades do processo

As empresas podem alcançar maior produtividade e estimular a satisfação das equipes, já que a automação de fluxos de trabalho permite concentrar esforços em tarefas de maior valor. Além disso, ela também facilita a conformidade ao garantir que os processos sigam padrões estabelecidos. Dê adeus aos gargalos e atrasos e dê boas-vindas a uma operação contínua e otimizada que potencializa os negócios.

Como gerar valor com fluxos de trabalho inteligentes

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Tipos de automação de fluxos de trabalho

Onboarding de relacionamentos

Automatize e simplifique o trabalho com novos clientes, fornecedores e colaboradores para reduzir custos operacionais, aumentar a precisão e fortalecer a confiança e a fidelização desde a primeira interação.

Atendimento ao cliente

Automatize e orquestre cada jornada de serviço em todos os pontos de contato com os clientes. Ao conectar as pessoas, dados e sistemas certos, você entrega resultados melhores e mais consistentes, elevando os níveis de satisfação e fidelização dos clientes.

Operação eficiente

Execute processos de forma rápida e precisa, aumentando a eficiência de custos. A padronização de processos também simplifica e melhora a experiência de clientes e colaboradores.

Gestão de expectativas

Preveja exceções e identifique anomalias que podem ser corrigidas com a automação. Isso permite que sua organização responda em tempo real e reforce a confiança dos clientes, melhorando as experiências para todas as pessoas envolvidas.

Agilidade nos negócios

Trabalhe com mais rapidez e adapte-se a mudanças inesperadas com o desenvolvimento de aplicativos low-code em conjunto com a automação de fluxos de trabalho. Isso capacita todas as pessoas envolvidas a adaptar os fluxos de trabalho conforme necessário, reunindo as equipes certas ao longo de todo o processo de desenvolvimento.

O que a automação de fluxos de trabalho inclui?

Regras de negócios

Automatiza processos em um aplicativo empresarial

Tomada de decisões

Usa IA para otimizar experiências entre canais

Gestão de casos

Gerencia trabalhos complexos de humanos e máquinas

Automação de processos robóticos

Bots para automatizar o trabalho

Chatbots e assistentes virtuais

Conversas entre colaboradores, bots e mais

O futuro da automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho avança com a IA agêntica, agentes inteligentes que atuam de forma autônoma, se adaptam em tempo real e otimizam processos sem a necessidade de intervenções humanas constantes. Esses sistemas vão além da eficiência, possibilitando fluxos de trabalho personalizados e responsivos que evoluem de acordo com as novas necessidades do negócio e empoderam tanto clientes quanto colaboradores. Essa evolução representa uma mudança significativa do conceito de automação tradicional para ecossistemas inteligentes e auto-otimizáveis, que aprimoram continuamente a agilidade operacional e a tomada de decisões estratégica.

Perguntas frequentes sobre automação de fluxos de trabalho

Diferentes tipos de automação de fluxos de trabalho são projetados para atender a necessidades e desafios específicos, como onboarding de relacionamentos, atendimento ao cliente, operação eficiente e gestão de exceções.

Entre os tipos mais comuns de automação de fluxos de trabalho estão a automação do atendimento ao cliente, automação da conformidade, automação de documentos, automação de tarefas e processos, automação de vendas e o gerenciamento de processos de negócios (Business Process Management, BPM).

A automação de fluxos de trabalho e a automação de processos são conceitos intimamente relacionados, mas se referem a aspectos ligeiramente diferentes da otimização das operações de negócio.

A automação de fluxos de trabalho foca na coordenação de tarefas e no fluxo de informações entre pessoas, sistemas e dados. Já a automação de processos se concentra na automação de um conjunto específico de ações para aumentar a eficiência e reduzir erros. Enquanto a automação de fluxos de trabalho se preocupa com a coordenação das tarefas, a automação de processos está voltada para a automação de tarefas específicas dentro de um processo maior.

Exemplos de automação de fluxos de trabalho incluem filtragem e organização de e-mails, processamento de pedidos, onboarding de colaboradores, publicação em redes sociais, processamento de faturas, implantação de software e gestão de inventário.

Para configurar um fluxo de trabalho adequado, é preciso seguir algumas etapas essenciais:

Análise do processo: compreenda minuciosamente o fluxo de trabalho existente. Identifique tarefas repetitivas, pontos de decisão, dependências e gargalos que podem ser automatizados. Defina os objetivos da automação, como redução de erros, economia de tempo e melhora da eficiência.
Definição de objetivos: defina claramente os objetivos e os resultados desejados do fluxo de trabalho automatizado. Determine os critérios de sucesso e as métricas para avaliá-lo.
Seleção das ferramentas de automação: escolha as ferramentas e tecnologias adequadas para a automação, como:
- Ferramentas de automação robótica de processos (Robotic Process Automation, RPA) para automatizar tarefas repetitivas na interface do usuário.
- Plataformas de automação de fluxos de trabalho para desenhar e gerenciar fluxos complexos com integrações.
- Linguagens de script ou programação para automações personalizadas.
- APIs e plataformas de integração para conectar sistemas e serviços.
Desenho do fluxo de trabalho: projete o fluxo de trabalho automatizado. Isso envolve criar uma representação visual do processo, incluindo pontos de decisão, ações, entradas, saídas e possíveis exceções.
Implementação da automação: dependendo das ferramentas escolhidas, implemente a automação com:
- Configuração de bots de RPA para reproduzir ações humanas em aplicações de software.
- Criação de fluxos de trabalho com interfaces de arrastar e soltar oferecidas pelas plataformas de automação de fluxos de trabalho.
- Desenvolvimento de scripts ou código para automatizar tarefas, integrar sistemas e operar a lógica de decisão.
Integração de dados: se o processo envolver múltiplas fontes de dados, garanta uma integração adequada. Utilize APIs, conexões com bancos de dados ou importação e exportação de arquivos para o intercâmbio contínuo de dados.
Testes: realize testes completos do fluxo automatizado. Simule diferentes cenários, casos extremos e condições de erro para garantir o comportamento esperado. Corrija as falhas identificadas.
Implantação: coloque o fluxo de trabalho automatizado para funcionar. Nas etapas iniciais, monitore de perto para solucionar possíveis problemas inesperados.
Escalar e expandir: após a automação inicial, considere expandir seu uso em processos relacionados.

Vale destacar que o sucesso da automação de fluxos de trabalho depende do planejamento cuidadoso, da colaboração entre as equipes relevantes e da adaptação constante às mudanças.

A automação de fluxos de trabalho e a RPA são abordagens voltadas à automação de processos de negócio, mas diferem em escopo e nível de automação. A automação de fluxos de trabalho é uma abordagem mais ampla, que envolve a automação de processos completos, incluindo tarefas humanas e tomada de decisões. Normalmente, essa abordagem combina lógica baseada em regras, orquestração de processos e gestão de fluxos de trabalho humanos.

Já a RPA é uma iniciativa mais focada, que automatiza tarefas ou atividades específicas dentro de um processo de negócios. Ela utiliza bots para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras que, caso contrário, seriam realizadas por pessoas. Embora a automação de fluxos de trabalho possa incluir RPA, ela também engloba outros tipos de automação, como automação de decisões e gestão de casos. A RPA é um subconjunto da automação de fluxos de trabalho, com foco específico na automação de tarefas repetitivas.

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