DSGVO-Datenschutzhinweis für Bewerber

Stand: 11. Januar 2024

Pegasystems ist dem Schutz Ihrer Daten und der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Informationen verpflichtet. In dieser Datenschutzerklärung wird dargelegt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, und Sie werden darüber informiert, wie und warum Ihre Daten während des Einstellungsverfahrens (für Mitarbeiter, Auftragnehmer und Praktikanten) verwendet werden und wie lange sie gespeichert werden. Sie enthält die Informationen, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Verfügung gestellt werden müssen. Sie gelten für alle Mitarbeiter, Auftragnehmer, Trainees und Praktikanten (das „Personal“) in der Europäischen Union (EU), Großbritannien und der Schweiz. Weitere Informationen zu diesen Datenschutzhinweisen erhalten Sie im nachfolgenden Abschnitt „Kontaktdaten und Recht auf Beschwerde“.

Verantwortlichkeit für Ihre Informationen
Pegasystems Limited und Pegasystems Inc sind „Datenverantwortliche“ für Ihre personenbezogenen Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung. Für Bewerber auf Stellen in:

• Polen ist Pegasystems Software Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce Ihr Datenverantwortlicher;
• Deutschland und der Schweiz ist Pegasystems GmbH Ihr Datenverantwortlicher;
• Frankreich, Spanien und Italien ist Pegasystems France S.A.R.L Ihr Datenverantwortlicher; und
• den Niederlanden, Schweden und Belgien ist Pegasystems B.V. Ihr Datenverantwortlicher.

Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Informationen über Sie als Bewerber für eine Stelle bei Pegasystems (ob als Mitarbeiter, Auftragnehmer, Trainee oder Praktikant) speichern und verwenden. 

Arten von Informationen, die wir über Sie speichern
Wir erheben, speichern und verwenden im Verlauf des Bewerbungsprozesses die folgenden Informationen zu Ihrer Person:

• Ihren Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie andere Kontaktdaten
• Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben zur Verfügung gestellt haben
• Weitere Informationen, die Sie uns zur Unterstützung Ihrer Bewerbung übermittelt haben
• Informationen aus Ihrem Profil, das auf unserer externen Karriereseite erstellt wurde
• Informationen aus möglichen Vorstellungsgesprächen und Auswahlverfahren
• Details zur gewünschten Position, Ihr derzeitiges Gehalt (falls zutreffend) und Gehaltsvorstellungen, weitere Vergütungsvereinbarungen sowie Präferenzen in Bezug auf die gewünschte Stelle.
• Informationen darüber, wie Sie von der Stelle erfahren haben
• Referenzinformationen und/oder Informationen aus Hintergrundprüfungen, bei Ihnen durchgeführte Sicherheitsüberprüfungen, einschließlich Informationen, die von Dritten bereitgestellt werden
• Informationen zu früheren Bewerbungen und/oder Beschäftigungsverhältnissen bei uns
• Informationen über etwaige berufliche Zertifizierungen, die Sie besitzen
• Wenn wir Ihnen die Erstattung der Ihnen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstandenen Kosten anbieten und Sie ein solches Angebot annehmen: Informationen, die für die Durchführung dieser Erstattung erforderlich sind;
• Informationen zu Ihrer Arbeitserlaubnis oder Ihrer Eignung für Praktika/Traineestellen einschließlich Staatsangehörigkeit oder Staatsbürgerschaft, für Visumszwecke
• CCTV-Aufnahmen, wenn Sie unsere Standorte besuchen.

Im Einzelfall erheben und speichern wir auch die folgenden sensibleren personenbezogenen Informationen:

• Informationen über Ihre Nationalität/Herkunft, soweit für Visumszwecke erforderlich
• Medizinische Informationen und Gesundheitsdaten, falls erforderlich
• Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten, sofern dies für die Stelle erforderlich und rechtlich zulässig ist (nur im Vereinigten Königreich)
• Daten über die Einhaltung von Diversität, wenn Sie uns diesbezüglich freiwillig und nur im gesetzlich zulässigen Umfang informieren.

Wie werden Ihre personenbezogenen Informationen erfasst?
Die personenbezogenen Informationen unserer Bewerber stammen aus den folgenden Quellen:

• Von Ihnen (dem Bewerber)
• Von unserem Anbieter für Zuverlässigkeitsprüfungen für Stellen in allen Ländern außer Polen. Er stellt uns Daten aus den folgenden Kategorien zur Verfügung:
  • Beruflicher Werdegang (einschließlich Beschäftigungsverlauf) der letzten fünf Jahre
  • Höchster Bildungsabschluss
  • Adressprüfung
• Von unseren Personaldienstleistern, mit denen wir zusammenarbeiten;
• Von den von Ihnen genannten Referenzen, von denen wir eine Bestätigung Ihrer Beschäftigungsverhältnisse einholen
• Von jedem Drittanbieter, der die Stelle in unserem Namen ausschreibt
• Informationen über Sie, einschließlich Ihrer Kontaktdaten, Ihres Profils und Lebenslaufs (falls verfügbar) aus den folgenden öffentlich zugänglichen Quellen: LinkedIn, Xing, No Fluff Jobs, justjoinit, Indeed und Glassdoor

Wie werden Ihre personenbezogenen Informationen verwendet?
Wir nutzen die über Sie gesammelten personenbezogenen Informationen, um:

• Ihre Fähigkeiten, Ihre Qualifikationen und Ihre Eignung für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, oder andere relevante Stellen zu bewerten
• Ihren Hintergrund und Ihre Referenzen zu überprüfen, falls erforderlich
• Mit Ihnen im Verlauf des Bewerbungsprozesses zu kommunizieren und Sie, soweit angemessen, über weitere potenzielle berufliche Möglichkeiten bei uns zu informieren
• Interviews mit Hilfe eines KI-Tools zu planen, das von einem Drittanbieter bereitgestellt wird
• Unseren Einstellungsprozess zu dokumentieren
• Sie, falls erforderlich, bei der Beantragung eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis zu unterstützen
• Unsere Einstellungsverfahren zu überprüfen. Dies beinhaltet auch ein Diversitätsmonitoring.
• Ihnen die Kosten zu erstatten, die Ihnen im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren (ggf.) entstehen
• Rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen

Wenn Sie eine Stelle bei uns annehmen, werden die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erfassten Informationen in Ihre Mitarbeiterakte aufgenommen.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, eine Einwilligung zur Verwendung der personenbezogenen Informationen der von Ihnen angegebenen Referenzen einzuholen.

Wie wir sensible Informationen verwenden
Falls erforderlich, nutzen wir Ihre sensiblen Informationen wie folgt:

• Wir werden Informationen über Ihren Behindertenstatus verwenden, um zu prüfen, ob wir Ihnen während des Einstellungsverfahrens angemessene Vorkehrungen bieten müssen;
• Falls erforderlich, nutzen wir Ihre Informationen zur Nationalität/Herkunft für Visums- und Einwanderungszwecke
• Falls auf Kundenseite erforderlich (nur UK), werden Informationen über strafrechtliche Verurteilungen für Positionen, die ein hohes Maß an Vertrauen und Integrität erfordern, herangezogen
• Wir werden Daten im Zusammenhang mit der Einhaltung von Diversität nur in dem gesetzlich zulässigen Umfang verwenden.

Wir dürfen Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen nur dann verwenden, wenn es rechtlich vorgesehen ist. Wir haben die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsmaßnahmen zur Verarbeitung Ihrer Daten getroffen.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen und sensiblen Informationen
Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen beinhaltet Fälle, in denen die Bearbeitung von Informationen in unserem berechtigten Interesse liegt, einschließlich der bereits aufgeführten und für den Einstellungsprozess erforderlichen Datenverarbeitungsaktivitäten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten, treffen wir geeignete Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass Ihre Grundrechte nicht durch unsere berechtigten Interessen beeinträchtigt werden.

Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer sensiblen Informationen beinhaltet Fälle, in denen Sie ausdrücklich in die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen im Zuge des Einstellungsprozesses eingewilligt haben. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Informationen jederzeit zu widerrufen. Bitte wenden Sie sich dafür an: [email protected]. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir Ihre Bewerbung umgehend zurückziehen und Ihre Daten sicher und gemäß unseren Richtlinien zur Datenspeicherung vernichten, vorausgesetzt es liegt keine andere gesetzliche Grundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten vor.

Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Informationen nicht zur Verfügung stellen
Sollten Sie uns Ihre für die Bewerbung erforderlichen personenbezogenen Informationen nicht zur Verfügung stellen, werden wir nicht dazu in der Lage sein, Ihre Bewerbung weiter zu berücksichtigen. Sollten wir beispielsweise eine Referenz von Ihnen benötigen und Sie uns die relevanten Informationen vorenthalten, können wir Ihre Bewerbung leider nicht weiter bearbeiten.

AUTOMATISCHE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Wir werden keine rechtlichen oder anderweitig signifikanten Entscheidungen über Sie ausschließlich auf Basis automatischer Entscheidungsfindungsprozesse treffen.

DATENAUSTAUSCH
Aus welchen Gründen werden meine Daten an Dritte weitergeben?
Wir werden Ihre Informationen anderen Unternehmen innerhalb der Pegasystems Group zur Verfügung stellen, sowie einigen ausgewählten Mitarbeitern in unseren HR-, IT- und Finanzabteilungen. Darüber hinaus werden Ihre Informationen, falls erforderlich, an unsere Anbieter für Zuverlässigkeitsprüfungen und unsere Personaldienstleister weitergeben. Alle Drittanbieter und andere Einheiten innerhalb unserer Unternehmensgruppe sind dazu angehalten, angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen zu treffen. Eine eigenmächtige Nutzung Ihrer personenbezogenen Informationen durch unsere Drittanbieter ist nicht gestattet. Ihre personenbezogenen Daten dürfen ausschließlich für die vorgegebenen Zwecke und gemäß unseren Anweisungen genutzt werden.
Möglicherweise werden wir von externen Dritten wie örtlichen Arbeitsbehörden, Gerichten und Tribunalen, Regulierungs- und/oder Vollstreckungsbehörden zur Offenlegung Ihrer Informationen in Übereinstimmung mit geltendem Recht oder im Rahmen eines anhängigen Rechtsverfahrens aufgefordert. Um die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten, sind wir bei Praktika und Traineestellen möglicherweise außerdem verpflichtet, Ihre Daten an die zuständigen Bildungseinrichtungen weiterzugeben.

Übermittlung von Daten außerhalb der EU/UK
Wir werden einige der personenbezogenen Daten, die wir über Sie sammeln, in die folgenden Länder außerhalb der EU übermitteln: USA, Vereinigtes Königreich, Indien und die Schweiz, wenn ein Teil des Einstellungsteams dort ansässig ist. Mit Ausnahme der Schweiz und des Vereinigten Königreichs liegt für diese Länder kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, was bedeutet, dass die Länder, in die wir Ihre Daten übermitteln, kein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bieten müssen.
Um dennoch sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Informationen ein angemessenes Schutzniveau genießen, haben wir mit diesen Stellen außerhalb der EU und der Schweiz konzerninterne Verträge mit Standardvertragsklauseln eingeführt. Wir halten uns an die Bestimmungen des EU-US Data Privacy Framework („EU-US DPF”), der britischen Erweiterung des EU-US DPF und des Swiss-US Data Privacy Framework, wie durch das US-Handelsministerium festgelegt. Wenn Sie mehr über das DPF-Programm und wie wir die DPF-Bestimmungen einhalten erfahren möchten, besuchen Sie bitte unsere Datenschutz- und Sicherheitsseite hier, um unsere EU-US DPF- und Swiss-US DPF-Hinweise einzusehen. Unsere Zertifizierung finden Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/. Für weitere Auskünfte hierzu kontaktieren Sie bitte [email protected].

DATENSICHERHEIT
Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Informationen versehentlich verloren gehen, unberechtigt verwendet werden, zugänglich sind oder verändert bzw. offengelegt werden. Zusätzlich beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Informationen auf solche Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Sie werden Ihre personenbezogenen Informationen nur nach unserer Anweisung verarbeiten und unterliegen der Pflicht zur Vertraulichkeit.

DATENSPEICHERUNG
Wie lange werden meine Informationen vorgehalten?
Wir werden Ihre Informationen im Einklang mit dem geltenden Recht sowie unseren Richtlinien zur Datenspeicherung vorhalten. Wir werden Ihre Informationen für den gesetzlich dafür vorgesehenen Zeitraum vorhalten. Danach werden wir Ihre Informationen im Einklang mit dem geltenden Recht und unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften sicher vernichten.
Sollten Sie eine Vorhaltung Ihrer personenbezogenen Informationen für künftige Stellenangebote wünschen und wir Ihrem Wunsch nachkommen wollen, werden wir Sie separat kontaktieren, um Ihre ausdrückliche Zustimmung für eine Vorhaltung Ihrer Informationen für einen bestimmten Zeitraum einzuholen.

RECHTE AUF ZUGRIFF, BERICHTIGUNG, LÖSCHUNG, BESCHRÄNKUNG UND ÜBERTRAGBARKEIT
Ihre Verpflichtung, uns über Änderungen zu informieren
Es ist wichtig, dass die uns vorliegenden Informationen über Sie richtig sind. Bitte halten Sie uns auf dem Laufenden, falls sich Ihre personenbezogenen Informationen während Ihres Arbeitsverhältnisses bei uns ändern.

Ihre Rechte in Verbindung mit personenbezogenen Informationen
Sie haben, im Einklang mit geltenden Gesetzen, das Recht auf:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Informationen. Hierdurch können Sie eine Abschrift Ihrer von uns gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten und fragen, auf welcher rechtlichen Grundlage wir sie verarbeiten.
• Korrektur der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Hierdurch können Sie von uns verlangen, dass wir gespeicherte Informationen korrigieren, die unvollständig oder unrichtig sind.
• Löschen Ihrer personenbezogenen Informationen. Hierbei können Sie von uns verlangen, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn für uns kein hinreichender Grund mehr besteht, diese weiter zu verarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns zum Löschen oder Entfernen Ihrer personenbezogenen Informationen aufzufordern, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (siehe unten) ausgeübt haben.
• der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen zu widersprechen, bei denen uns auf ein rechtmäßiges Interesse von uns (oder Dritten) beziehen aber Umstände in Ihrer speziellen Situation vorliegen, die Ihnen zu einem Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf dieser Basis Anlass geben.
• die Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen. Hierdurch können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung von personenbezogenen Informationen über Sie auszusetzen, zum Beispiel falls Sie möchten, dass wir die Richtigkeit der Informationen oder den Grund für ihre Verarbeitung nachweisen.
• die Übertragung Ihrer personenbezogenen Informationen an Sie selbst oder an einen Dritten (Recht auf Übertragbarkeit).

Sollten Sie Ihre personenbezogenen Informationen überprüfen, verifizieren, korrigieren oder löschen wollen, oder Widerspruch gegen deren Verarbeitung einlegen oder ihre Übertragung an Dritte beantragen wollen, wenden Sie sich bitte an: [email protected]. 

Normalerweise gebührenfrei
Sie müssen keine Gebühren für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Informationen (oder eine andere in diesem Zusammenhang gestellte Anfrage) entrichten. Wir behalten uns jedoch vor, eine angemessene Gebühr zu erheben, sollte Ihre Anfrage ganz offensichtlich unbegründet oder übertrieben sein. Wahlweise behalten wir uns das Recht vor, Ihre Anfrage abzulehnen.

Was wir von Ihnen benötigen
Wir werden Sie möglicherweise nach speziellen Informationen fragen, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Zugriffsrecht (oder jegliche andere Rechte) zu verifizieren. Dies stellt eine angemessene Sicherheitsmaßnahme dar, um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Informationen nicht an unerlaubte Personen weitergegeben werden.

KONTAKTDATEN UND IHR RECHT AUF BESCHWERDE
Bei Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Sie haben das Recht, zu jeder Zeit eine Beschwerde bei der in Ihrem jeweiligen Land zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz einzureichen.

Data Privacy Framework (Datenschutzrahmen)
Wie in unserer Datenschutzrahmen-Zertifizierung (https://www.dataprivacyframework.gov/s/) beschrieben, halten wir uns an den EU-US Data Privacy Framework und den Swiss-US Data Privacy Framework sowie an die britische Erweiterung des EU-USA Data Privacy Framework, wie vom US-Handelsministerium in Bezug auf die Erfassung, Verwendung und Speicherung personenbezogener Daten aus den Mitgliedsländern der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz vorgegeben. Pegasystems Inc hat bestätigt, dass es die Bestimmungen des Data Privacy Framework einhält. Pegasystems übernimmt die volle Haftung für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Informationen an Dritte unter dem Onward Transfer Principle (Weiterleitungsprinzip) zur externen Datenverarbeitung in unserem Auftrag, wie ausgeführt. Für weitere Informationen zum Data-Privacy-Framework-Programm und zur Zertifizierung von Pegasystems besuchen Sie bitte die Data Privacy Framework-Website href="https://www.dataprivacyframework.gov/s/">https://www.dataprivacyframework.gov/s/. Pegasystems unterliegt den Ermittlungs- und Durchsetzungsbefugnissen der United States Federal Trade Commission (FTC). Unter bestimmten Voraussetzungen sieht das Data Privacy Framework ein bindendes Schiedsgerichtsverfahren vor, um Beschwerden zu bearbeiten, die auf anderem Wege nicht beigelegt werden konnten, wie ausgeführt unter Anhang I des Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/s/).

Stand und Änderungen zu diesen Hinweisen
Diese Hinweise sind nicht Bestandteil eines Arbeits- oder Dienstleistungsvertrags. Sie können zu jeder Zeit von uns aktualisiert werden. Änderungen werden auf dieser Seite hinterlegt.