Informativa sulla privacy per i candidati a norma del GDPR - Italia

Ultimo aggiornamento: 11 gennaio 2024

Pegasystem si impegna a tutelare la privacy e la sicurezza delle informazioni personali del candidato. Questa informativa sulla privacy spiega come raccogliamo i tuoi dati personali e ti informa su come e perché i tuoi dati verranno utilizzati durante il processo di assunzione (per dipendenti, fornitori e stagisti) e per quanto tempo verranno conservati. Ti dà le informazioni che devono essere fornite ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Si applica a tutti i candidati nell’Unione Europea, nel Regno Unito e in Svizzera. Per qualsiasi dubbio in merito alla presente informativa, invitiamo a leggere la sezione “Recapiti e diritti di reclamo” di seguito riportata.

Responsabilità per le informazioni personali
Pegasystems Limited e Pegasystems Inc, sono i responsabili del trattamento delle informazioni personali del candidato per le finalità relative alla procedura di assunzione. Per i candidati a posizioni in:

• Polonia, anche Pegasystems Software Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce è titolare del trattamento;
• Germania e Svizzera, anche Pegasystems GmbH è titolare del trattamento;
• Francia, Spagna e Italia, anche Pegasystems France S.A.R.L è titolare del trattamento, e
• Belgio, Paesi Bassi e Svezia, Pegasystems B.V. ricopre anch'essa il ruolo di responsabile del trattamento dei dati.

Ciò significa che spetta a noi decidere come conservare e utilizzare le informazioni personali dell'interessato in quanto candidato ad una posizione in Pegasystems (in qualità di dipendente, collaboratore esterno, tirocinante o stagista).

Tipi di informazioni raccolte
Durante la procedura di assunzione possiamo raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni sul candidato:

• Nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri recapiti.
• Le informazioni fornite nel CV e nella lettera di presentazione.
• Qualsiasi informazione aggiuntiva fornita dal candidato a supporto della candidatura.
• Le informazioni presenti nel profilo creato sulla nostra pagina “Lavora con noi” visibile su Internet.
• Informazioni tratte da eventuali colloqui e controlli.
• Informazioni su tipo di ruolo desiderato, stipendio attuale (se pertinenti), aspettative salariali e su altre condizioni relative ai trattamenti retributivi e contributivi, o altre preferenze lavorative.
• Informazioni su come il candidato è venuto a conoscenza della posizione oggetto della candidatura.
• Informazioni di riferimento e/o informazioni ricevute da controlli del background, nulla osta di sicurezza da te detenuti, comprese le informazioni fornite da terze parti.
• Informazioni relative a qualsiasi precedente assunzione e/o esperienza lavorativa presso di noi.
• Informazioni su eventuali certificazioni professionali in tuo possesso.
• Se offriamo il rimborso delle spese sostenute dal candidato in relazione alla procedura di assunzione e lo stesso accetta tale offerta, le informazioni necessarie per effettuare tale rimborso.
• Informazioni rilevanti per il diritto al lavoro o per l'idoneità per lo stage/apprendistato, inclusa la nazionalità o la cittadinanza, ai fini del visto.
• Riprese delle telecamere di videosorveglianza quando il candidato accede alle nostre sedi.

Possiamo inoltre raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti "categorie speciali" di informazioni personali maggiormente sensibili:

• Informazioni sull'origine nazionale ai fini del visto.
• Informazioni mediche o sanitarie, se pertinenti.
• Informazioni su condanne penali e reati ove richiesto per il ruolo e legalmente consentito (solo Regno Unito).
• Dati relativi al monitoraggio della diversità se si sceglie di condividerli volontariamente con noi e solo nella misura consentita dalla legge.

Modalità di raccolta delle informazioni personali
Raccogliamo informazioni personali sui Candidati dalle seguenti fonti:

• Il Candidato.
• Il nostro fornitore di controlli dei precedenti per le posizioni in tutti i paesi ad eccezione della Polonia, da cui raccogliamo le seguenti categorie di dati:
  • Storico dell'attività negli ultimi cinque anni (incluse le esperienze lavorative)
  • Massimo livello d'istruzione conseguito
  • Verifica dell'indirizzo
• I nostri fornitori di servizi per le assunzioni con cui collaboriamo
• I referenti indicati dal candidato, tramite i quali confermiamo il ruolo e le date di impiego
• Qualsiasi fornitore esterno che pubblichi annunci di posizioni lavorative per nostro conto
• Informazioni personali, inclusi i tuoi dati di contatto, il tuo profilo e il tuo CV (se disponibile) dalle seguenti fonti pubblicamente accessibili: LinkedIn, Xing, No Fluff Jobs, justjoinit, Indeed e Glassdoor

Finalità dell'utilizzo delle informazioni
Utilizzeremo le informazioni personali raccolte sul candidato per:

• Valutare le sue competenze e qualifiche e la sua idoneità al ruolo in questione, o a eventuali altri ruoli pertinenti.
• Effettuare controlli dei precedenti e delle referenze, ove applicabile.
• Comunicare con lo stesso in merito alla procedura di assunzione, ad esempio, nei casi appropriati, per informarlo di altre potenziali opportunità di lavoro presso di noi.
• Pianifica le interviste, utilizzando uno strumento di intelligenza artificiale fornito da un fornitore di terze parti.
• Creare registri relativi alla nostra procedura di assunzione.
• Fornirgli assistenza per ottenere un visto di immigrazione o un permesso di lavoro, ove richiesto.
• Esaminare le nostre procedure di assunzione, incluso il monitoraggio della diversità.
• Rispettare i requisiti legali o regolamentari.

Se il candidato accetta un ruolo presso di noi, le informazioni raccolte durante il processo di assunzione entreranno a far parte del suo contratto di lavoro.
Spetta al candidato stesso ottenere il consenso dei referenti all'elaborazione delle loro informazioni personali prima di fornircele.

Modalità di trattamento delle informazioni personali (comprese quelle sensibili)
Utilizziamo le informazioni sensibili del candidato con le seguenti modalità, se del caso:

• Utilizzeremo le informazioni sul tuo stato di disabilità per valutare se abbiamo bisogno di fornirti una sistemazione ragionevole durante il processo di assunzione
• Utilizzeremo informazioni relative alla tua origine nazionale per finalità attinenti a visti e immigrazione
• Utilizzeremo le informazioni sulle condanne penali per le posizioni che presuppongono un elevato grado di affidabilità e integrità e per le posizioni per le quali le stesse costituiscono un requisito imposto dal cliente (solo per il Regno Unito)
• Utilizzeremo i dati relativi al monitoraggio della diversità solo nella misura consentita dalla legge

Potremo utilizzare le informazioni relative alle condanne penali solo qualora la legge lo consenta. Abbiamo predisposto idonee tutele per il trattamento di tali dati come previsto dalla legge.

Base legale per il trattamento delle informazioni personali e delle informazioni sensibili
La base legale per il trattamento delle informazioni personali comprende il trattamento necessario per i nostri legittimi interessi, comprese le attività di trattamento sopra indicate per le nostre attività di assunzione. Quando elaboriamo i tuoi dati personali per soddisfare i nostri interessi legittimi, mettiamo in atto garanzie adeguate per garantire che i tuoi diritti fondamentali non prevalgano sui nostri legittimi interessi.
La base legale per il trattamento delle informazioni personali sensibili comprende il consenso concesso dal candidato al trattamento delle sue informazioni personali per le finalità relative all’assunzione. Il candidato potrà revocare il consenso a tale trattamento in qualsiasi momento. Per revocare il consenso, il candidato dovrà contattarci all’indirizzo [email protected]. Quando riceveremo la comunicazione con la quale revoca il consenso, il candidato uscirà dalla nostra procedura di assunzione e, ferma restando la nostra politica di conservazione dei dati, elimineremo i suoi dati in modo sicuro, salvo che sussista un’altra base legale per il relativo trattamento consentita dalla legge. 

Mancata comunicazione delle informazioni personali
Nel caso in cui il candidato non fornisca le informazioni personali da noi richieste, indispensabili per valutare la sua domanda di assunzione, non saremo in grado di portare avanti la nostra procedura di assunzione. Per esempio, se chiediamo una referenza per una certa posizione e non ci fornisce i relativi dati, non potremo procedere con l’esame della sua candidatura.

DECISIONI AUTOMATIZZATE
Il candidato non sarà soggetto a decisioni in grado di avere un impatto legale o parimenti significativo su di lui, prese unicamente sulla base di processi automatizzati.

CONDIVISIONE DEI DATI
Perché i dati del candidato possono essere condivisi con terze parti?
Condivideremo le informazioni del candidato con altre aziende del gruppo Pegasystems nonché con certi collaboratori dei nostri dipartimenti IT, finanza e risorse umane, oltre, se del caso, al nostro fornitore di controlli dei precedenti, ai nostri fornitori di servizi finalizzati all’assunzione e al nostro fornitore PI. Inoltre, a seconda dei casi, con i nostri fornitori dei servizi di controllo dei precedenti penali e di reclutamento del personale. Noi non consentiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare i dati personali del candidato per i propri scopi. Il trattamento dei dati personali è consentito loro solo per scopi specifici e in conformità alle nostre istruzioni.
Oltre a quanto sopra, potremmo anche essere tenuti a divulgare le informazioni del candidato a terze parti esterne quali autorità locali del lavoro, tribunali, organismi di controllo e/o agenzie preposte all'applicazione della legge allo scopo di ottemperare alle leggi e ai regolamenti applicabili o ove richiesto per legge. Per quanto riguarda le opportunità di stage o apprendistato, potremo anche essere tenuti a comunicare i dati ai competenti enti di istruzione, al fine di adempiere alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Trasferimento di informazioni al di fuori dell'Unione Europea e del Regno Unito
Trasferiremo alcune delle informazioni personali che raccogliamo su di te nei seguenti paesi al di fuori dell'UE: USA, Regno Unito, India e Svizzera, se una parte del team di assunzione ha sede lì. Oltre a Svizzera e Regno Unito, non esiste una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea rispetto a tali paesi, il che significa che i paesi in cui trasferiamo i tuoi dati non sono tenuti a fornire un livello adeguato di protezione delle tue informazioni personali.
Tuttavia, per garantire che le informazioni personali del candidato ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo stipulato contratti infragruppo che comprendono clausole contrattuali standard con tali entità al di fuori dell'UE, sistema approvato dalla Commissione europea per fornire una protezione adeguata. Pegasystems aderisce al Data Privacy Framework, quadro normativo che disciplina la tutela e il trasferimento dei dati personali tra vari paesi, ad esempio fra Stati Uniti e Unione Europea ("DPF UE-USA", con relativa estensione al Regno Unito) e fra Stati Uniti e Svizzera ("DPF Svizzera-USA") secondo quanto stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti d'America. Ulteriori informazioni sul programma DPF e sulle relative procedure di conformità poste in atto da Pegasystems sono disponibili alla pagina Privacy & Security contenuta in questo sito web. Per saperne di più sull'informativa concernente il DPF UE-USA e il DPF Svizzera-USA e consultare la certificazione di Pegasystems, visitare il sito web https://www.dataprivacyframework.gov/s/. Per ulteriori informazioni al riguardo, contattare [email protected].

SICUREZZA DEI DATI
Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le informazioni personali del candidato vengano accidentalmente perse, utilizzate o consultate in maniera non autorizzata, alterate o divulgate. Inoltre, limitiamo l'accesso alle informazioni personali a quei dipendenti, collaboratori esterni e altre terze parti che necessitano di conoscerle a fini aziendali. Tali individui tratteranno le informazioni personali solo in base alle nostre istruzioni e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

CONSERVAZIONE DEI DATI
Per quanto tempo verranno utilizzate le informazioni del candidato?
Conserveremo le informazioni nel rispetto della normativa applicabile e della nostra Policy sulla conservazione dei dati. Conserveremo le informazioni per il periodo richiesto per rispettare le prescrizioni di legge. Al termine di tale periodo, distruggeremo in modo sicuro le informazioni personali in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Qualora desideriamo conservare le informazioni personali del candidato sulla base del fatto che in futuro potrebbe sorgere un'ulteriore opportunità di lavoro per cui potrebbe essere preso in considerazione, lo contatteremo appositamente, chiedendo il suo esplicito consenso a conservare le informazioni per il periodo stabilito su tale presupposto.

DIRITTI DI ACCESSO, RETTIFICA, CANCELLAZIONE, LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO E PORTABILITÀ
Responsabilità di informazione sui cambiamenti
È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano esatte. Preghiamo il candidato di informarci qualora le sue informazioni personali cambiassero durante la procedura di assunzione presso di noi.

Diritti in relazione alle informazioni personali
Ai sensi della normativa applicabile, il candidato ha il diritto di:

• Richiedere l'accesso alle sue informazioni personali. Può ricevere una copia delle informazioni personali che lo riguardano e controllarne il legittimo trattamento.
• Richiedere la rettifica dei dati personali che lo riguardano. Può chiedere di correggere qualsiasi informazione incompleta o inesatta.
• Richiedere la cancellazione delle informazioni personali. Può chiederci di eliminare o rimuovere le informazioni personali laddove non ci siano validi motivi per continuare il trattamento. Il candidato ha il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere le sue informazioni personali anche qualora abbia esercitato il diritto di opporsi al trattamento (vedi sotto).
• Opporsi al trattamento delle informazioni personali basato su un nostro interesse legittimo (o un interesse legittimo di terze parti) qualora, a causa della sua particolare situazione, il candidato desideri opporsi al trattamento per quello scopo.
• Richiedere la limitazione del trattamento delle informazioni personali. Può chiederci di sospendere il trattamento delle sue informazioni personali, ad esempio qualora desideri stabilirne l'esattezza o conoscere il motivo del trattamento.
• Richiedere il trasferimento delle informazioni personali a una terza parte (diritto di portabilità). 

Per esaminare, verificare, correggere o richiedere la cancellazione delle informazioni personali, opporsi al trattamento dei dati personali o richiedere il trasferimento di una copia dei dati personali a una terza parte, contattare [email protected].
Per esercitare uno di questi diritti contattare [email protected].

Accesso generalmente gratuito
Per accedere alle informazioni personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti) non è previsto alcun costo. Tuttavia, potremmo addebitare un costo ragionevole qualora la richiesta di accesso sia chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze potremmo rifiutarci di soddisfare la richiesta.

Informazioni potenzialmente necessarie
Potremmo aver bisogno di richiedere informazioni specifiche per confermare l'identità del candidato e verificare il suo diritto di accesso alle informazioni (o di esercitare uno qualsiasi degli altri diritti). Ciò costituisce una delle misure di sicurezza adeguate per garantire che le informazioni personali non vengano divulgate a persone non autorizzate a riceverle.

RECAPITI E DIRITTI DI RECLAMO
In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sulle modalità di gestione delle informazioni personali, contattare [email protected].
Il candidato ha diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento all'autorità di vigilanza competente per questioni relative alla protezione dei dati nel paese in cui risiede.

Data Privacy Framework
Come descritto nella documentazione pertinente (https://www.dataprivacyframework.gov/s/), Pegasystems aderisce al DPF UE-USA (con relativa estensione al Regno Unito) e al DPF Svizzera-USA secondo quanto stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti in merito alla raccolta, l'utilizzo e l'archiviazione delle informazioni personali acquisite nei paesi membri dell'Unione Europea, nel Regno Unito e in Svizzera. Pegasystems Inc. ha certificato che aderisce ai principi del Data Privacy Framework. Pegasystems rimane responsabile per qualsiasi informazioni personale condivisa con terze parti nell'ambito del principio di trasferimento successivo ai fini del trattamento esterno per nostro conto, come descritto sopra. Ulteriori informazioni sul programma Data Privacy Framework e la documentazione di conformità di Pegasystems sono disponibili sul sito web https://www.dataprivacyframework.gov/s/. In determinate circostanze, il DPF accorda il diritto a richiedere un arbitrato vincolante per i reclami non risolti con altri mezzi, come descritto nell'Allegato I ai principi del Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/s/).

Stato e modifiche alla presente informativa
La presente informativa non fa parte di alcun contratto di lavoro o di altro contratto di fornitura di servizi. Possiamo aggiornare l'informativa in qualsiasi momento, nel qual caso le modifiche saranno riportate su questa pagina.