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Fallstudie

Unterstützung für das Land Bayern bei Corona-Soforthilfe

  • Die Bayerische Regierung versprach Selbstständigen und KMUs infolge der Corona-Krise eine finanzielle Soforthilfe
  • Der Prozess für die Soforthilfe war für Antragsteller und Sachbearbeiter von manuellen Prozessen geprägt, langwierig und abschreckend
  • Die Bayerische Regierung erstellte gemeinsam mit Pega in nur fünf Tagen einen voll digitalisierten Antragsprozess

„Ich danke Pegasystems und T-Systems für ihr extrem hohes Engagement, um die schnelle, dringend benötigte Soforthilfe für Unternehmen sicherzustellen.“

Hubert Aiwanger Bayerischer Wirtschaftsminister, Bayerisches Wirtschaftsministerium

Das Problem

Infolge der COVID-19-Pandemie benötigte das Bayerische Wirtschaftsministerium für die Corona-Soforthilfe dringend eine Möglichkeit, Anträge auf Finanzhilfe von kleinen und mittelständischen Unternehmen effizient zu bearbeiten.

Beim bisherigen Antragsverfahren mussten Antragsteller PDF-Dokumente teils handschriftlich ausfüllen, einscannen und per E-Mail an die Antragsstellen senden und dann warten, bis die Anträge von der Behörde – ebenfalls mit manuellen Prozessen – bearbeitet und genehmigt wurden. Erhebliche Verzögerungen von der Antragstellung bis zur Bescheiderstellung und Zahlungsanweisung waren die Folge. Dieser manuelle Prozess war für Krisenzeiten wie die COVID-19-Pandemie viel zu langsam.

Lösung

Dank der hochkonfigurierbaren Low-Code-Funktionen der Pega-Plattform konnte die Bayerische Regierung in nur fünf Tagen einen vollständig digitalisierten Antragsprozess erstellen. Die Bayerische Regierung arbeitete eng mit Pega und unserem Partner, der Greenfield Technology Aktiengesellschaft, zusammen, um die speziellen Anforderungen für das Online-Antragsverfahren zu erfassen, zu testen und umzusetzen.

Für das Hosting der Anwendung entschied man sich für die sicheren, skalierbaren Rechenzentren von T-Systems, um eine erheblich schnellere Anwendungsleistung und Bearbeitung zu gewährleisten. Nach Genehmigung eines Antrags werden die Zahlungsanweisungen nun automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter des Freistaates Bayern und der Stadt München weitergeleitet. Erst dann wird eine Zahlungsbenachrichtigung erstellt und der Antragsteller über den positiven Bescheid per E-Mail informiert.

Ergebnisse

Die neue Anwendung hat die Antragsbearbeitung der Bayerischen Regierung bei der COVID-19-Finanzhilfe grundlegend verändert:

  • Über 300.000 Antragsteller haben innerhalb von einigen Wochen nach Einführung des Systems finanzielle Hilfen in Höhe von 2,2 Milliarden Euro erhalten.
  • Sachbearbeiter können auch im Homeoffice auf Anträge zugreifen und dabei Hygiene-Vorschriften einhalten.
  • Zwei weitere Landesministerien haben mit derselben Technologie eigene Hilfsprogramme gestartet, um freiberuflichen Künstlern finanziell unter die Arme zu greifen und Entschädigungszahlungen für Eltern zu bearbeiten, die wegen der Betreuung ihrer Kinder Verdienstausfälle erlitten haben.

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