Citizen Development – Erfolgsbaustein für die Digitalisierung der Deutschen Bahn

Für viele IT-Führungskräfte ist die englische Redewendung „making the trains run on time“ nur ein Spruch, mit dem sie sich mehr Effizienz versprechen, bei Dirk Böning-Corterier ist es dagegen beruflicher Alltag.

Er hilft bei der Entwicklung digitaler Workflows, mit der die Deutsche Bahn AG (DB) täglich etwa 7,8 Millionen Fahrgäste und eine Million Tonnen Fracht durch Europa befördert.

„Bei rund 320.000 Mitarbeitenden liegt es auf der Hand, dass es unzählige reibungslos funktionierende Workflows geben muss“, so Böning-Corterier.

Um dies zu unterstützen, hat Böning-Corterier, Leiter des Bereichs Workflow und Case Management beim digitalen Partner DB Systel, eine Citizen Developer-Community innerhalb der DB und in einigen seiner vielen Tochtergesellschaften gegründet. Dazu gehören der Personen- und Güterverkehr sowie die Eisenbahninfrastruktur. Dank intelligenter Automatisierung und Low Code Tools zur Entwicklung von Software hat die DB Systel mit Unterstützung von Citizen Developern eigene Workflow-Lösungen geschaffen – vom Einkauf bis hin zum Onboarding von Busfahrern.

Die Ergebnisse können sich sehen lassen: höhere Automatisierungsgeschwindigkeiten, um die Hälfte verkürzte Prozessdurchlaufzeiten, eine höhere Zufriedenheit der Prozessbeteiligten sowie mehr Transparenz. Wenn also eine Führungskraft darum bittet, einen Workflow zu automatisieren, sorgt DB Systel dafür, dass sie in einem hochgradig iterativen und agilen Prozess auf dem Laufenden bleibt.

Wenn zum Beispiel ein DB-Geschäftsanwender eine Digitalisierung von Workflows anfordert und Daten zur Unterstützung seiner Bedürfnisse einreicht, erstellen die Teams von DB Systel einen frühen Prototyp und geben ihn frei. „Durch die frühzeitige Bereitstellung eines Prototyps kann ein Geschäftsanwender sehen, ob er seinen Spezifikationen entspricht oder ob Anpassungen nötig sind“, erklärt Böning-Corterier weiter. Mit diesem Ansatz wird das Verständnis für den digitalen Prozess erhöht und im gleichen Zug werden Probleme und Missverständnisse frühzeitig erkannt und gelöst. Zudem kann das Team von DB Systel auf diesem Weg leichter die richtigen Workflow-Lösungen und die gewünschte Benutzererfahrung schaffen.

Dazu möchte Böning-Corterier den Experten aus den Geschäftsbereichen ein „Denken in Prozessen“ nahebringen. Mit Datenfeldern und Software-Anwendungen können zwar viele Informationen angezeigt, jedoch sollen Prozesse zukünftig noch intuitiver gemacht und systemgestützt begleitet werden. „Wir müssen Lösungen rund um den Prozess und nicht um die Datenbasis erstellen. Das ist oft schwieriger umzusetzen als es klingt.“

Die Teams von Böning-Corterier setzen dabei auf einfach und schnell einsatzbare Low Code Tools, mit denen sie wöchentlich oder alle zwei Wochen sofort einsetzbare Releases präsentieren können – so können sich Nutzer schnell einen Eindruck vom Umsetzungsstand ihrer Anwendungen machen. Außerdem können sie ihre Fähigkeit zum prozessorientierten Denken schärfen und so zu besseren Lösungspartnern werden, denn „häufig ändern sich die ursprünglichen Anforderungen“, meint Böning-Corterier.

Diese Arbeit der Teams beruht auf den 12 agilen Prinzipien – eines davon ist die Idee, dass Experten aus den Geschäftsbereichen und Entwickler einerseits koordiniert auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, sich andererseits aber auch selbst organisieren sollen. „Der Unternehmenserfolg ist für alle von großer Bedeutung“, erklärt Böning-Corterier. „Selbstorganisation steht bei uns im Mittelpunkt und jedes Teammitglied kann flexibel arbeiten.“

Mit rund 5.400 Mitarbeitenden in ganz Deutschland entwickelt DB Systel maßgeschneiderte Anwendungen und Prozesse mittels Cloud-Migration, Datenanalyse und künstlicher Intelligenz. DB Systel hat nicht nur die Vertrags- und Beschaffungs-Workflows der DB digitalisiert, sondern auch die Erfassung und Bearbeitung von Reklamationen bei externen Lieferanten, technische Prüfungen sowie das On- und Offboarding von Busfahrern (die DB erbringt pro Jahr Busdienstleistungen für 1,367 Millionen Fahrgäste) – neben vielen weiteren Projekten, die mit Hilfe von Case Management umgesetzt werden.

„Eine moderne, flexible IT und ein neues, aktives Arbeitsumfeld mit agilen, unabhängigen Teams sind der Schlüssel für eine zukunftsorientierte Entwicklung.“ Traditionelle Arbeits- und Organisationsstrukturen werden abgebaut und wir machen den Weg frei für Selbstorganisation und Unternehmensnetzwerke. Wir möchten mit flexiblen Arbeitsweisen und agilen Methoden die DB-Partner und ihre individuellen Anforderungen bestmöglich unterstützen.

Die DB Systel sorgt also für effiziente Prozesse in allen DB-Konzernbereichen und jeder ist ein Teil davon.