Comment déplacer un continent

Pour de nombreux responsables informatiques en entreprise, « aller bon train » n'est qu'une expression, qui signifie garder le rythme. Mais, pour Dirk Böning-Corterier, le train est bien réel.

Bien qu'il ne supervise pas les horaires, M. Böning-Corterier participe à la création de workflows numériques qui permettent à la Deutsche Bahn AG (DB), l'un des plus grands transporteurs ferroviaires d'Europe, de faire transiter quelque 7,8 millions de passagers par jour et un million de tonnes de marchandises à travers l'Europe, selon les chiffres les plus récents de l'entreprise.

« Je vous laisse imaginer les milliers de workflows existant parmi les quelque 320 000 employés de l'entreprise, qui doivent fonctionner chaque jour sans accroc », explique M. Böning-Corterier.

Pour y parvenir, M. Böning-Corterier, qui est responsable des workflows et du case management pour DB Systel, le partenaire digital de l'entreprise ferroviaire, a formé une communauté de « citizen developers » au sein de DB et dans quelques-unes de ses centaines de filiales. Celles-ci concernent les services de transport de passagers et de marchandises ainsi que l'infrastructure ferroviaire. Grâce à l'utilisation d'outils d'automatisation intelligents et low-code pour élaborer et itérer des projets de logiciels, les « citizen developers », qui ne sont autres que des employés de la DB férus de technologie, ont créé leurs propres solutions de workflow pour le processus entier, des achats à la gestion des contrats.

En conséquence, la communauté de Böning-Corterier, avec l'aide de ses équipes, est parvenue à augmenter la vitesse d'automatisation, à réduire de moitié les délais d'exécution des processus, à multiplier par deux la satisfaction des parties prenantes aux processus et à gagner en transparence. Ainsi, lorsqu'un responsable métier sollicite l'automatisation d'un workflow, DB Systel lui permet de l'impliquer dans la création d'un processus hautement itératif et agile.

Par exemple, lorsqu'un utilisateur métier de DB demande la numérisation d'un workflow et fournit des données à l'appui de ses besoins, les équipes de DB Systel conçoivent un premier prototype et le lui transmettent. « En obtenant un prototype à un stade précoce, l'utilisateur métier peut voir si le produit satisfait à ses exigences ou si celles-ci étaient imprécises ou incomplètes », explique M. Böning-Corterier. Il est alors plus facile de résoudre les éventuels malentendus dès le début. Cela permet également à l'équipe de DB Systel de fournir plus facilement la bonne solution de workflow et l'expérience exacte que l'utilisateur métier souhaite et dont il a besoin.

Pour y parvenir, M. Böning-Corterier encourage les utilisateurs métier à « penser en termes de processus », et non en termes de champs de données et d'applications logicielles, lesquels peuvent présenter de nombreuses informations mais ne mènent pas à un changement de processus de manière intuitive. « Nous devons créer des solutions autour du processus, et non de la base de données », affirme-t-il. « Cela paraît simple, mais c'est un véritable défi » à saisir pour les utilisateurs.

Pour les y aider, les équipes de Böning-Corterier s'appuient sur la simplicité et la rapidité des outils low-code pour présenter des itérations pratiques, une ou deux fois par semaine, que les utilisateurs métier peuvent ensuite tester. Cela permet aux utilisateurs de se faire une idée rapide de ce à quoi ils peuvent s'attendre. Cela les aide également à améliorer leurs propres compétences pour ce qui est de « penser en termes de processus ». Ce qui, à leur tour, en fait de meilleurs partenaires et catalyseurs de solutions. « Dans de nombreux cas, les exigences initiales sont redéfinies », explique M. Böning-Corterier.

Les 12 principes du manifeste agile sont à la base de ces processus. Parmi eux figure l'idée selon laquelle les business units et les développeurs doivent travailler de concert pour atteindre un objectif commun et s'organiser eux-mêmes. « Le succès de l'entreprise est un facteur clé pour chaque membre de l'équipe », explique M. Böning-Corterier. “Self-organization is our foundation. Nous accordons confiance et liberté à chaque membre de l'équipe. »

Avec quelque 5 400 employés répartis dans toute l'Allemagne, DB Systel crée des applications et des processus sur mesure qui reposent sur la migration vers le cloud, l'analyse des données et l'intelligence artificielle. Outre la numérisation des workflows de contrats et d'approvisionnement de la Deutsche Bahn, DB Systel a déjà contribué à la numérisation de l'enregistrement et du traitement des réclamations auprès des fournisseurs externes, des inspections techniques et de l'arrivée/départ des conducteurs de bus (la DB dessert 1 367 millions de passagers en bus chaque année). Et plusieurs autres projets de case management sont en préparation.

« Les éléments essentiels d'un développement dynamique sont une informatique moderne et polyvalente ainsi qu'un nouvel environnement professionnel actif, avec des équipes agiles et autonomes, » affirme M. Böning-Corterier. « Nous sommes en train de réaliser une transition majeure des structures opérationnelles et organisationnelles traditionnelles vers l'auto-organisation et les réseaux à l'échelle de l'entreprise. Notre objectif est d'accompagner au mieux les partenaires de la Deutsche Bahn en répondant à leurs exigences de plus en plus variables, grâce à des modalités de travail flexibles et à des méthodes agiles. »

En d'autres termes, la Deutsche Bahn veille à aller bon train. Et elle fait de chacun un partenaire dans ce parcours.