« J'ai sagement commencé par dessiner une carte avant d'y inscrire une histoire ». Ainsi parlait Tolkien de l'écriture et de la vie. Nous le savons tous, les cartes sont une invention merveilleuse. Elles nous indiquent où nous avons été, où nous sommes actuellement et où nous pourrions aller. Elles font partie de notre vie quotidienne, mais étrangement, leur usage dans le monde des affaires reste très limité.
Aujourd'hui, elles sont utilisées dans les entreprises pour représenter les espaces et aider les employés à s'orienter sur leur lieu de travail. Elles servent également à présenter l'organisation du travail dans un département ou une entreprise. On parle dans ce cas non plus de cartes, mais d'organigrammes.
Alors pourquoi pas une carte pour représenter l'activité elle-même ? Une carte montrant ce qui se passe réellement à l'intérieur des murs d'une entreprise ? Une carte qui pourrait la guider dans son parcours et l'aider à identifier les obstacles sur sa route ?
Les tableaux de bord sont peut-être ce qui s'en rapproche le plus à l'heure actuelle. Centrés sur les indicateurs clés de performance (KPI) et les faits, ils n'offrent cependant pas de représentation graphique de l'activité et ne permettent pas non plus d'explorer des chemins alternatifs.
Aujourd'hui toutefois, nous disposons d'un outil qui change la donne. Des outils d'exploration des processus comme Pega Process Mining fournissent aux entreprises les cartes qui leur manquaient. Pour la toute première fois, Pega Process Mining vous permet de comprendre exactement le fonctionnement de vos processus métier, d'explorer les causes des dysfonctionnements, et de déterminer les mesures à prendre pour y remédier. Les cartes vous donnent des informations utiles sur vos workflows de bout en bout et vous permettent d'identifier les difficultés et les opportunités. Vous pourrez même simuler des parcours de réussite alternatifs et mesurer leur impact potentiel.
L'image ci-dessous montre un exemple de carte issue de Pega Process Mining.
Visualisation d'un processus métier avec ses résultats
Dans cet exemple, la « carte » de Process Mining vous permet de :
- Comprendre les processus. Grâce à cette capacité de visualisation de vos processus dans leur état actuel, vous pouvez modéliser le cycle de vie de vos processus métier afin d'acquérir une compréhension complète de la situation de votre entreprise.
- Optimiser l'automatisation. Avec une carte claire de votre « territoire », vous pouvez opter pour un meilleur itinéraire. Mieux encore, vous disposez des données nécessaires pour déterminer ce qui peut être optimisé et pourquoi.
- Surveiller et adapter. En permanence, vous pouvez voir si vos processus se déroulent comme prévu, si les automatisations mises en œuvre ont l'effet escompté et quelles améliorations vous pouvez apporter, au fil de l'eau, pour tenir compte des évolutions de votre activité.
L'automatisation continue est une priorité, mais il est essentiel de prendre la bonne direction, dès le départ. Avec une carte précise de vos activités sous les yeux, vous donnez les meilleures chances de succès à vos efforts d'optimisation.
Suivez de près vos processus pour les optimiser.
Vous souhaitez en savoir plus sur la cartographie des activités et l'utilisation des outils de Process Mining pour améliorer vos workflows ? N'hésitez pas à me contacter à l'adresse [email protected].