Cómo mover un continente

Para muchos responsables de TI de las empresas, “hacer que los trenes lleguen a destino a tiempo” es solo un dicho destinado a transmitir una promesa de mayor eficiencia. Para Dirk Böning-Corterier, los trenes son reales.

Aunque no supervise los horarios ni lleve un reloj de bolsillo, Böning-Corterier ayuda a crear flujos de trabajo digitales que permiten a Deutsche Bahn AG (DB), uno de los mayores transportistas ferroviarios de Europa, transportar unos 7,8 millones de pasajeros diarios y un millón de toneladas de carga por Europa, según las cifras más recientes de la empresa.

“Se puede imaginar los miles de flujos de trabajo que existen entre los cerca de 320 000 empleados de la empresa, que deben funcionar sin complicaciones cada día”, dice Böning-Corterier.

Para ayudar, Böning-Corterier, que es el responsable de flujo de trabajo y gestión de casos del socio digital de la empresa de transportes DB Systel, ha creado una comunidad de desarrolladores ciudadanos (citizen developers) dentro de DB y entre varios de sus cientos de filiales. Entre ellas, se encuentran los servicios de pasajeros y de carga, así como la infraestructura ferroviaria. Con la automatización inteligente y las herramientas de low-code para crear e iterar en proyectos de software, los citizen developer empleados de DB con conocimientos de tecnología han creado sus propias soluciones de flujo de trabajo para todo, desde las compras hasta la gestión de contratos.

Como resultado, la comunidad de Böning-Corterier, con la ayuda de sus equipos, logró conseguir una mayor velocidad de automatización, reducir a la mitad los plazos de los procesos, duplicar la satisfacción de las partes interesadas y mejorar la transparencia. Así, cuando un líder empresarial solicita la automatización de un flujo de trabajo, DB Systel le mantiene en el bucle de un proceso altamente iterativo y ágil.

Por ejemplo, después de que un usuario de negocio de DB solicite la digitalización de un flujo de trabajo y envíe datos para respaldar sus necesidades, los equipos de DB Systel construyen un primer prototipo y lo comparten. “Al obtener un prototipo con antelación, el usuario de negocio puede ver si refleja sus especificaciones o si tal vez sus especificaciones eran imprecisas o incompletas”, afirma Böning-Corterier. Esto, a su vez, facilita que los malentendidos se resuelvan antes. También facilita que el equipo de DB Systel ofrezca la solución de flujo de trabajo adecuada y la experiencia exacta que el usuario de negocio desea y necesita.

Para conseguirlo, Böning-Corterier promueve que los usuarios de negocio “piensen en procesos”, no en términos de campos de datos y aplicaciones de software, que pueden mostrar mucha información, pero no conducen al cambio de procesos de forma intuitiva. “Debemos construir soluciones en torno al proceso, no a la base de datos”, afirma. “Esto parece sencillo, pero es un verdadero reto” para que los usuarios lo entiendan.

Para ayudarles, los equipos de Böning-Corterier utilizan la sencillez y rapidez de las herramientas low-code para presentar iteraciones prácticas semanales y quincenales que los usuarios de negocio pueden experimentar. De este modo, los usuarios se hacen una idea rápida de lo que pueden esperar. También les ayuda a mejorar su propia capacidad de “pensar en los procesos”. Esto, a su vez, los convierte en mejores socios e impulsores de las soluciones. “En muchos casos, los requisitos originales se rediseñan”, dice Böning-Corterier.

En estos procesos subyacen los 12 principios del programa ágil. Entre ellos está la idea de que las unidades de negocio y los desarrolladores deben trabajar al unísono hacia un objetivo compartido y deben autoorganizarse. “El éxito de la empresa es un factor fundamental para todos los miembros del equipo”, afirma Böning-Corterier. “La autoorganización es nuestra base. Ofrecemos confianza y libertad a cada miembro del equipo”.

Con unos 5400 empleados en toda Alemania, DB Systel crea aplicaciones y procesos diseñados a medida basados en la migración a la nube, la analítica de datos y la inteligencia artificial. Además de digitalizar los flujos de trabajo de contratos y adquisiciones de DB, DB Systel ya ha ayudado a digitalizar el registro y la tramitación de las reclamaciones con proveedores externos, las inspecciones de ingeniería y la incorporación y desvinculación de los conductores de autobús (DB presta servicios de autobús a 1367 millones de pasajeros cada año). Y hay varios proyectos más de gestión de casos en marcha.

“Los elementos centrales del desarrollo dinámico son una TI moderna y flexible y un nuevo entorno de trabajo activo con equipos ágiles e independientes”, afirma Böning-Corterier. “Estamos creando un gran cambio desde las estructuras de trabajo y organización tradicionales hacia la autoorganización y las redes de toda la empresa. Nuestro objetivo es apoyar a los socios de DB y sus requisitos cada vez más variables de la mejor manera posible con formas de trabajo flexibles y métodos ágiles”.

En otras palabras, DB ayuda a que los trenes lleguen a destino a tiempo y hace que todos formen parte en ese recorrido.