Informativa sulla privacy per i candidati a norma del GDPR - Italia

Pegasystems Inc, con sede legale presso One Rogers Street, Cambridge, 02142, Stati Uniti d'America, Pegasystems Limited, con sede legale presso 23 Forbury Road, Reading, Berkshire RG1 3JH, Regno Unito, e Pegasystems Worldwide Inc., con sede legale presso One Rogers Street, Cambridge 02142, Stati Uniti d'America, presso la filiale italiana di Via Torino, 2-20123, Milano (collettivamente, "Pegasystems", "noi" o "ci"), sono i responsabili del trattamento delle tue informazioni personali. Ciò significa che è nostra responsabilità decidere come conservare e utilizzare le informazioni personali su di te in qualità di candidato ("Candidato", "tu" o "tuo/a/oi/e") per una posizione presso Pegasystems (sia come dipendente che come collaboratore esterno). La presente informativa illustra come e perché verranno utilizzati i tuoi dati, vale a dire ai fini della procedura di assunzione, la base legale per la raccolta e l'uso dei dati personali, per quanto tempo vengono solitamente conservati i dati, con chi li condividiamo, come li proteggiamo e i tuoi diritti e doveri in qualità di candidato. Inoltre, contiene le informazioni da fornire ai sensi del regolamento generale europeo sulla protezione dei dati 2016/679 (GDPR).

Tipi di informazioni raccolte

Durante la procedura di assunzione, raccogliamo, archiviamo e utilizziamo le seguenti categorie di informazioni su di te:

  • Nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri recapiti.
  • Le informazioni fornite nel CV e nella lettera di presentazione.
  • Qualsiasi informazione aggiuntiva da te fornita a supporto della candidatura.
  • Informazioni tratte da eventuali colloqui e controlli.
  • Informazioni su tipo di ruolo desiderato, stipendio attuale, aspettative salariali e su altre condizioni relative ai trattamenti retributivi e contributivi, o altre preferenze lavorative.
  • Informazioni su come sei venuto a conoscenza della posizione oggetto della candidatura.
  • Risultati dell'indagine del Predictive Index (PI o indice predittivo), se pertinenti.
  • Informazioni riguardanti referenze e/o controlli dei precedenti (entro i limiti delle leggi applicabili), comprese informazioni fornite da terze parti.
  • Informazioni relative a qualsiasi precedente assunzione e/o esperienza lavorativa presso di noi.
  • Informazioni rilevanti per il diritto al lavoro, inclusa la nazionalità o la cittadinanza, ai fini del visto

Potremmo inoltre raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti "categorie speciali" di informazioni personali maggiormente sensibili, nella misura necessaria per valutare la capacità lavorativa della persona interessata e in ogni caso entro i limiti consentiti dalla legge applicabile:

  • Informazioni sull'origine nazionale ai fini del visto.
  • Informazioni mediche o sanitarie, se pertinenti.

Modalità di raccolta delle informazioni personali

Raccogliamo informazioni personali sui Candidati dalle seguenti fonti:

  • Tu (il Candidato).
  • Nei limiti delle leggi applicabili, il nostro fornitore di controlli dei precedenti, da cui raccogliamo le seguenti categorie di dati:
    • Storico dell'attività negli ultimi sei anni (incluse le esperienze lavorative)
    • Storico della formazione
    • Verifica dell'indirizzo
    • Storico delle qualifiche professionali
    • Verifica del credito (solo per i ruoli inerenti servizi professionali)
    • Verifica degli incarichi di direttore
    • Verifica della Global Watchlist (lista di osservazione globale)
  • Il nostro fornitore PI, dal quale otteniamo il report PI generato sulla base dei dati inviatigli dal Candidato
  • I referenti da te indicati, tramite i quali confermiamo il tuo ruolo e le tue date di impiego
  • Qualsiasi fornitore esterno che pubblichi annunci di posizioni lavorative per nostro conto
  • Informazioni su di te, compresi recapiti, profilo e CV (se disponibili), reperibili dalle seguenti fonti accessibili al pubblico: LinkedIn e Twitter

Finalità dell'utilizzo delle informazioni

Utilizzeremo le informazioni personali, incluse le categorie speciali di dati, raccolte su di te tramite mezzi manuali ed elettronici per:

  1. Valutare le tue competenze e qualifiche e la tua idoneità al ruolo in questione, o a eventuali altri ruoli pertinenti.
  2. Effettuare controlli dei precedenti e delle referenze, ove applicabile.
  3. Svolgere colloqui per il ruolo oggetto della candidatura.
  4. Comunicare con te in merito alla procedura di assunzione, ad esempio, nei casi appropriati, per informarti di altre potenziali opportunità di lavoro presso di noi.
  5. Fornirti assistenza per ottenere un visto di immigrazione o un permesso di lavoro ove richiesto.
  6. Esaminare le nostre procedure di assunzione, incluso il monitoraggio della diversità.
  7. Rispettare i requisiti legali o regolamentari.
  8. Creare registri relativi alla nostra procedura di assunzione.

Base legale per il trattamento delle informazioni personali

Il trattamento dei tuoi dati personali è necessario per le finalità sopra indicate, in quanto è essenziale:

  • affinché Pegasystems possa valutare la tua idoneità al ruolo come previsto dai precedenti punti A-F;
  • al fine di ottemperare alle disposizioni previste dalle leggi applicabili come previsto dal precedente punto G.

Nel caso in cui tu non fornisca i tuoi dati personali per le finalità sopracitate, Pegasystems non sarà in grado di valutare le tue caratteristiche e quindi di instaurare un rapporto lavorativo con te.

Il trattamento dei dati con riferimento al precedente punto H è effettuato in conformità all'Articolo 6 (f) del GDPR, per il perseguimento degli interessi legittimi di Pegasystems, adeguatamente bilanciati con i tuoi interessi in quanto il trattamento dei dati avviene nei limiti strettamente necessari per svolgere tali attività economiche.

Tale attività di trattamento dei dati in relazione agli interessi legittimi non è obbligatoria e puoi opporti a essa in qualsiasi momento, come indicato di seguito.

Se accetti un ruolo presso di noi, le informazioni raccolte durante la procedura di assunzione saranno incluse nella tua scheda personale. Il trattamento dei tuoi dati personali durante il rapporto lavorativo è soggetto all'Informativa per i dipendenti e i collaboratori esterni a norma del GDPR - Italia, fornitati al momento di firmare il contratto di lavoro.

DECISIONI AUTOMATIZZATE

Non sarai soggetto a decisioni in grado di avere un impatto significativo su di te prese unicamente sulla base di processi automatizzati.

CONDIVISIONE DEI DATI

Perché i miei dati possono essere condivisi con terze parti?

Con riferimento alle finalità di cui sopra, condivideremo le tue informazioni con (i) altre aziende del gruppo Pegasystems, (ii) il nostro fornitore di controlli dei precedenti (in conformità alle leggi applicabili) e iii) il nostro fornitore PI, nonché con i fornitori di servizi di terze parti incaricati di attività di trattamento che forniscono servizi o assistenza e consulenza a Pegasystems, con riferimento speciale ma non esclusivo a questioni tecnologiche, contabili, amministrative, legali, assicurative e informatiche. Tutti i nostri fornitori di terze parti e le altre entità del gruppo incaricate di attività di trattamento elaboreranno i dati personali in qualità di responsabili del trattamento dei dati, elaboratori dei dati o persone incaricate del trattamento, a seconda delle circostanze. In ogni caso, essi sono tenuti ad adottare adeguate misure di sicurezza per proteggere le tue informazioni personali. Quando i fornitori di servizi di terze parti agiscono in qualità di elaboratori dei dati, non consentiamo loro di utilizzare i tuoi dati personali per i propri scopi. Il trattamento dei dati personali è consentito loro solo per scopi specifici e in conformità alle nostre istruzioni.

Oltre a quanto sopra, potremmo anche essere tenuti a divulgare le tue informazioni a terze parti esterne quali autorità locali del lavoro, tribunali, organi normativi e/o agenzie preposte all'applicazione della legge allo scopo di ottemperare alle leggi e ai regolamenti applicabili o ove richiesto per legge.

Ai fini dell'interesse legittimo, i dati personali possono essere trasferiti a (a) fornitori di servizi di terze parti incaricati di attività di trattamento che forniscono servizi o assistenza in riferimento a procedure di recupero crediti e cessioni di crediti, (b) altre aziende del gruppo Pegasystems, (c) potenziali acquirenti di tutto o parte del gruppo Pegasystems e le entità risultanti da fusioni o altre riorganizzazioni che coinvolgono tutto o parte del gruppo Pegasystems; (d) autorità competenti.

È possibile ottenere un elenco completo degli elaboratori dei dati facendo richiesta a EMEA.HR@pega.com.

Trasferimento di informazioni al di fuori dell'UE

Trasferiremo le informazioni personali raccolte su di te nei seguenti paesi al di fuori dell'UE: USA, India (solo spese) e Svizzera, se un qualsiasi membro del team delle assunzioni si trova in questi paesi. Fatta eccezione per la Svizzera, nei confronti di tali paesi non esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea, il che significa che i paesi verso i quali trasferiamo i dati non sono considerati in grado di fornire un livello adeguato di protezione delle informazioni personali, sebbene per i trasferimenti negli Stati Uniti possediamo una certificazione Privacy Shield, i cui dettagli sono riportati di seguito.

Tuttavia, per garantire che le tue informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione, abbiamo stipulato clausole contrattuali standard con tali entità al di fuori dell'UE, sistema approvato dalla Commissione europea per fornire una protezione adeguata. Per ulteriori informazioni al riguardo, contatta privacy@pega.com.

Certificazione Privacy Shield

Come descritto nella nostra certificazione Privacy Shield https://www.privacyshield.gov/, ci conformiamo al Privacy Shield Framework UE-USA secondo quanto stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti in merito alla raccolta, all'uso e alla conservazione delle informazioni personali da paesi membri dell'Unione europea. Pegasystems Inc ha certificato che aderisce ai Principi del Privacy Shield. Pegasystems rimane responsabile per qualsiasi informazioni personale condivisa con terze parti nell'ambito del principio di trasferimento successivo ai fini del trattamento esterno per nostro conto, come descritto sopra. Per ulteriori informazioni sul programma Privacy Shield e per visualizzare la certificazione di Pegasystems, visita il sito web del Privacy Shield https://www.privacyshield.gov/. Pegasystems è soggetta ai poteri di indagine e di controllo dell'applicazione delle norme della Federal Trade Commission (FTC) degli Stati Uniti. In determinate circostanze, il Privacy Shield Framework prevede il diritto di invocare un arbitrato vincolante per i reclami non risolti con altri mezzi, come descritto nell'Allegato I ai Principi del Privacy Shield https://www.privacyshield.gov/.

SICUREZZA DEI DATI

Abbiamo predisposto adeguate misure di sicurezza per impedire che le tue informazioni personali vengano accidentalmente perse, utilizzate o consultate in maniera non autorizzata, alterate o divulgate. Inoltre, limitiamo l'accesso alle tue informazioni personali a quei dipendenti, collaboratori esterni e altre terze parti che necessitano di conoscerle a fini aziendali. Tali individui tratteranno le tue informazioni personali solo in base alle nostre istruzioni e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Per quanto tempo verranno utilizzate le mie informazioni?

Conserveremo le tue informazioni per il periodo necessario a soddisfare le finalità per le quali sono state raccolte, come indicato nella presente Informativa sulla privacy. Se non vieni assunto, le tue informazioni personali saranno conservate fino a 18 mesi dopo il completamento della procedura di selezione, tranne quando la conservazione dei dati sia necessaria per rispondere o per presentare un'azione legale, su richiesta delle autorità competenti o in conformità alle leggi applicabili. Se vieni assunto, le tue informazioni personali saranno conservate in conformità ai termini previsti dall'Informativa per i dipendenti e i collaboratori esterni a norma del GDPR - Italia.

Al termine del periodo di conservazione pertinente, distruggeremo in modo sicuro le tue informazioni personali in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Qualora desideriamo conservare le tue informazioni personali sulla base del fatto che in futuro potrebbe sorgere un'ulteriore opportunità di lavoro per cui potresti essere preso in considerazione, ti contatteremo appositamente, chiedendo il tuo esplicito consenso a conservare le tue informazioni per un determinato periodo.

DIRITTI DI ACCESSO, RETTIFICA, CANCELLAZIONE, LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO, PORTABILITÀ E RECLAMO

Responsabilità di informazione sui cambiamenti

È importante che le informazioni personali in nostro possesso siano esatte. Ti preghiamo di informarci qualora le tue informazioni personali cambino durante la procedura di assunzione presso di noi.

Diritti in relazione alle informazioni personali

In alcune circostanze, per legge hai il diritto di:

  • Richiedere l'accesso alle tue informazioni personali. Puoi ricevere una copia delle informazioni personali che ti riguardano e controllarne il corretto trattamento.
  • Richiedere la rettifica dei dati personali che ti riguardano. Puoi chiedere di correggere qualsiasi informazione incompleta o inesatta.
  • Richiedere la cancellazione delle tue informazioni personali. Puoi chiederci di eliminare o rimuovere le informazioni personali laddove non ci siano validi motivi per continuare il trattamento. Hai il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere le tue informazioni personali anche qualora tu abbia esercitato il tuo diritto di opporti al trattamento (vedi sotto).
  • Opporti al trattamento dei tuoi dati personali basato su un nostro interesse legittimo (o un interesse legittimo di terze parti) qualora, a causa della tua particolare situazione, desideri opporti al trattamento per quello scopo. Hai inoltre il diritto di opporti al trattamento delle tue informazioni personali per scopi di marketing diretto.
  • Richiedere la limitazione del trattamento delle tue informazioni personali. Puoi chiederci di sospendere il trattamento delle tue informazioni personali, ad esempio qualora desideri stabilirne l'esattezza o conoscere il motivo del trattamento.
  • Richiedere il trasferimento delle tue informazioni personali a una terza parte ("portabilità dei dati") in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile a macchina, laddove ciò sia tecnicamente fattibile.
  • Presentare un reclamo in qualsiasi momento all'autorità di vigilanza competente per questioni relative alla protezione dei dati nel paese in cui risiedi.

Se desideri esaminare, verificare, correggere o richiedere la cancellazione delle tue informazioni personali, opporti al trattamento dei tuoi dati personali o richiedere il trasferimento di una copia dei tuoi dati personali a una terza parte, contatta EMEA.HR@pega.com

Accesso generalmente gratuito

Per accedere alle informazioni personali (o per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti) non è previsto alcun costo. Tuttavia, potremmo addebitare un costo ragionevole qualora la richiesta di accesso sia chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze potremmo addirittura rifiutarci di soddisfare la richiesta.

Informazioni potenzialmente necessarie

Potremmo aver bisogno di chiederti informazioni specifiche per confermare la tua identità e verificare il tuo diritto di accesso alle informazioni (o di esercitare uno qualsiasi degli altri diritti). Ciò costituisce una delle misure di sicurezza adeguate per garantire che le informazioni personali non vengano divulgate a persone non autorizzate a riceverle.

RECAPITI

Come contattarci

In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sulle modalità di gestione delle tue informazioni personali, contatta EMEA.HR@pega.com.

Stato e modifiche alla presente informativa

La presente informativa non fa parte di alcun contratto di lavoro o altro contratto di fornitura di servizi. Potremmo aggiornare l'informativa in qualsiasi momento, nel qual caso le modifiche saranno riportate su questa pagina.

Ultimo aggiornamento: 16 maggio 2018